fbpx
Uncategorized

كيف تجعل موظفيك أكثر فعالية


كيف تجعل موظفيك أكثر فعالية

موظفين محبطين، غياب متكرر عن العمل، ارتفاع معدل دوران الموظفين، زيادة شكاوى العملاء.

تبدو مألوفة؟ إنها كلها أعراض إدارة مهام سيئة وغير فعالة.

تعد الشركات العاملة في مجال الضيافة والخدمات، بلا شك، واحدة من أصعب الأعمال في تعقيدات جدولة مهام الموظفين. توظف معظم الشركات موظفين لديهم احتياجات وتوافر وجداول متغيرة باستمرار.

وضع جدول زمني فعال ليس بالأمر السهل. لكن من خلال جدول زمني واضح، ستسير أعمالك بسلاسة، ويمكن لموظفيك العمل بكفاءة دون الشعور بالإرهاق والتوتر والإحباط.

كيف يمكنك جعل نظام عمل الموظفين لديك فعالاً؟

جداول زمنية واضحة لمتطلبات العمل

عند إعداد جدول زمني للموظف، تحتاج إلى التخطيط للتعامل مع الطلبات المتغيرة أثناء الأحداث والعطلات والأنشطة الموسمية الأخرى من خلال:

حساب عدد ساعات الموظف والمستوى المطلوب من مهارات الموظف.

فحص مدى انشغالك في أوقات محددة من اليوم في أيام معينة.

التحقق من بيانات المبيعات السابقة وتقارير العمل للتأكد من أن لديك عدد كاف من الموظفين خلال الأوقات الأكثر هدوءًا وازدحامًا.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير فندقًا يقدم 100 غطاء بشكل منتظم يوم الإثنين ويمكن للموظف تنفيذ 20 غطاءً في وردية عمل مدتها 8 ساعات، فستحتاج على الأرجح إلى خمسة موظفين.

ضع في اعتبارك أن بعض الموظفين أكثر إنتاجية من غيرهم، وأن بعض المهام – مثل خدمة العملاء المباشرة – لا يمكن السيطرة عليها ويجب أن تحدث في الحال.

إن الحصول على كل هذه المعلومات مقدمًا يعني أنك ستتجنب نقص الموظفين وزيادة الموظفين مما يؤثر على النتيجة النهائية.

ستعرف أيضًا متى يمكن لموظفيك العمل، والمهام التي يكونون أفضل استعدادًا لإكمالها، والحصول على المزيج الأمثل من المهارات بحيث يكون لديك دائمًا فريق عمل قوي.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير مطعمًا، فلن تحتاج فقط إلى طهاة وموظفي بار وخدم، ولكن يمكنك جدولة طاهٍ أكثر خبرة مع طاهٍ تم تعيينه لزيادة فرص التدريب لأحدث الموظفين.

تقييم تكلفة التوظيف

بمجرد أن يكون لديك توقعات موثوقة للطلب، قم بتقييم تكاليف كشوف المرتبات لإنشاء تغطية موازنة الجدول الزمني المثلى.

ضع في اعتبارك عوامل مثل:

مهارات الموظفين وتفضيلات العمل.

ميزانيتك.

معدلات أجور الموظفين.

الأوقات التي ستحتاج فيها لأكبر عدد من الموظفين في العمل.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير مقهى، فسيكون لديك المزيد من الموظفين خلال الصباح حيث أكثر فترة ازدحام. ستمنعك ميزانيتك من إنفاق المزيد من المال الذي يدفع للعمال أكثر مما تحتاج إليه.

تأخذ برامج الجدولة جميع ظروف عملك وتقوم تلقائيًا بإنشاء جداول زمنية تتناسب مع احتياجات موظفيك وأعمالك.

الجدول الزمني لرضا الموظف

وجد استطلاع QuickBooks Time أن 76٪ من العمال أفادوا بأنهم راضون أو راضون جدًا عن جداول عملهم. ومع ذلك، فإن التناقضات في الجدول الزمني وساعات العمل الصعبة التي تأتي معها أدت إلى انخفاض رضا الموظفين وتأثيرها على صحتهم.

فيما يلي نصائح لمساعدتك على التأكد من أن جدولك يأخذ في الاعتبار صحة موظفيك ورفاهيتهم وتوازنهم.

كن منسقًا قدر الإمكان

جداول الموظفين الثابتة غير ممكنة عادة. تتحسن إنتاجية الموظفين عندما يعرفون ما يمكن توقعه في جدولهم الزمني.

من استطلاع QuickBooks Time، يقول الموظفون الذين يعملون في نوبات من خمس إلى ثماني ساعات إنهم راضون جدًا عن جداولهم مقارنة بمن يعملون في نوبات أطول أو أقصر.

تتمثل إحدى طرق تحقيق ذلك في الحصول على مناوبات وأيام عطلة منسقة، حيثما أمكن ذلك.

قد تظهر مشكلات غير متوقعة، ولكن هذا جزء من إنشاء جدول زمني فعال. لذلك لا تخف من تجربة أشياء جديدة عند ظهور هذه المشكلات.

شجع الموظف على الجدولة

قال ستة وخمسون بالمائة من المشاركين في استطلاع QuickBooks Time أن صاحب العمل أو المدير يحدد جداول عملهم. من بين هؤلاء، قال 32٪ فقط إنهم يستطيعون اختيار جداولهم بينما أظهر 12٪ أن العملاء هم من يحددون جداولهم.

إن لدوران الموظفين في مجال الضيافة العديد من الآثار السلبية، بما في ذلك إنفاق المزيد من الوقت والموارد للعثور على عمال جدد وتوظيفهم وتدريبهم.

ومع ذلك، لا ينبغي أن يقع عليك العمل دائمًا. اجعل موظفيك يقومون ببعض الأعمال من خلال تشجيعهم على الجدولة.

يسمح نظام الجدولة للموظفين باختيار مناوباتهم المنتظمة أو التقدم للحصول على مناوبات مفتوحة. هذا يقلل من طلبات عدم الحضور وإجازات اللحظة الأخيرة مع تحسين مشاركة الموظفين ورضاهم.

شارك جدول المهام

بمجرد أن تنتهي من الجدول الزمني النهائي، أرسله إلى موظفيك. لا تجعلهم ينتظرون حتى اليوم الأخير لرؤية الجدول الزمني.

يجب أن يكونوا قادرين على الوصول إلى جداول عملهم مبكرًا – قبل أسبوعين على الأقل – وإلكترونيًا. بهذه الطريقة، يعرفون متى يعملون، وما هو متوقع منهم، ويظلون مسؤولين.

باستخدام أداة الجدولة، يمكنك:

انشاء جداول مناوبات بالعدد الصحيح من العمال في الأوقات المناسبة.

نشر جدول العمل في وقت مبكر.

إرسال إشعارات فورية بالجدول الزمني الجديد والتغييرات المستقبلية إلى الأجهزة المحمولة للموظفين.

الجدول الزمني للطوارئ.

كل شيء يمكن أن يتغير في ثوان. وينطبق الشيء نفسه على عملك والموظفين.

حدد جدولًا للطوارئ واسمح بمزيد من المرونة للموظفين الذين يحتاجون فجأة للتعامل مع التغييرات المفاجئة في حياتهم.

فيما يلي بعض النصائح حول جدولة الطوارئ التي يمكنك استخدامها.    

معالجة الاحتياجات المتغيرة في الوقت الحقيقي

إذا اتصل موظفك أو مرض أو استقال أو غيّر مدى توفره في اللحظة الأخيرة، فأخبره أنه من المقبول أخذ بعض الوقت من العمل.

عندما يظهر شيء يؤثر على قدرتهم على العمل، فاستعد لاستيعاب التغيير. عُد إلى قائمة العاملين لديك الذين يتمتعون بمرونة كافية في جدولهم لأخذ مناوبات إضافية.

يمكنك أيضًا تنفيذ سياسة تسمح للموظفين بتعديل جداولهم بساعة أو ساعتين عندما يكون لديهم حالات طوارئ في الحياة.

تساعدك برامج الجدولة على الاستجابة بسرعة وثقة، حتى تتمكن من تغيير ورديات الموظفين في أي لحظة.

مراقبة الوقت والحضور

لن يتوقف عملك عندما يكون لديك جداول عمل مدروسة قم بتحليلها بانتظام لتحديد المشاكل وإيجاد حلول لتحسينها.

راقب جدولك واضبطه بدقة حتى تتمكن من معرفة من يتواجد في الوقت المحدد أو متأخر أو لا يظهر في المناوبات وتعديل الجدول وفقًا لذلك.

تأكد من أن الجدول الزمني يعكس أحدث المعلومات حول احتياجات عملك والموظفين. على سبيل المثال، إذا قمت بتمديد ساعات العمل بسبب عرض ترويجي كبير لموسم الأعياد، فضع ذلك في الاعتبار في جدولك الزمني.

احصل على استراتيجية مع جدولة الموظفين

جدولة مهام موظف المطعم مهمة لا تنتهي أبدًا، ولكن لا يجب أن تكون تحدي دائما. مع وجود البرامج والتطبيقات المناسبة، يمكنك تلبية احتياجات عملك ومنح فريقك المرونة التي يحتاجون إليها للعمل بشكل أفضل.

يمكن لـ Where’s My Staff مساعدتك في جدولة مهام الموظفين لتلبة الطلب، وتسجيل جداول زمنية دقيقة، وتبسيط

الأجور والامتثال لساعات العمل ، وإشراك الموظفين لزيادة الأداء.

ابدأ حسابك التجريب الآن