fbpx
Uncategorized

تتبع موظفيك باستخدام GPS القوانين، الامتثال والسياسات


تتبع موظفيك باستخدام GPS: القوانين، الامتثال والسياسات

أصبح تتبع مواقع عمل الموظفين أسهل وأقل تكلفة من أي وقت مضى. يمكن أن تساعد المؤشرات المكتسبة من مراقبة موقع أعضاء الفريق في تحسين الأمان وحفظ السجلات وخدمة العملاء. ومع ذلك، من المهم أخذ راحة ومعنويات الموظفين بعين الاعتبار.

دعونا نلقي نظرة على بعض الاعتبارات الأخلاقية والقانونية لمساعدة أصحاب العمل على إنشاء سياسة تتبع الموظفين واستخدام تطبيقات تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) التي تكون عادلة ومفيدة لكل من الشركات وموظفيها.

قوانين الولاية المتعلقة بتتبع الموظف عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

يمكن أن يكون للولايات الأمريكية قوانين الخصوصية الخاصة بها والتي قد تؤثر على ما يمكن لأصحاب العمل القيام به عندما يتعلق الأمر بتتبع الموظف عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لأغراض العمل. هذا هو السبب في أنه من الذكاء التحقق أولاً من القوانين الحالية في المنطقة التي يعمل فيها نشاطك التجاري.

يمكن أن تكون قوانين تتبع موقع الموظف أو مراقبته صعبة. على سبيل المثال، وفقًا لمكتب المدعي العام في كاليفورنيا، يُسمح لأصحاب العمل بمراقبة المكالمات الهاتفية المتعلقة بالعمل واستخدام الكمبيوتر لموظفيهم.

ومع ذلك، فإنه لا يذكر أي شيء عن تتبع الموقع، مما يتركه مفتوحًا لتفسير صاحب العمل.

الحصول على موافقة فريقك لتتبعهم، يحميك من المشاكل القانونية المحتملة ويبسط عملية إنشاء سياسة تتبع GPS جيدة.

تنطبق هذه القاعدة أيضًا على البلدان خارج الولايات المتحدة. في بلدان مثل المملكة المتحدة، يُصنف تتبع الموقع على أنه عمل لمراقبة الموظفين بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، والذي يسمح بذلك، بشرط أن يكون الموظفون قد أعطوا موافقتهم ولديهم وصول غير مقيد إلى بياناتهم الشخصية.

ومع ذلك، فإن القانون العام لحماية البيانات (GDPR) يتطلب أيضًا من أصحاب العمل:

  • أن يكون لديك أساس قانوني لمعالجة البيانات الشخصية للموظفين.
  • التحلي بالشفافية بشأن كيفية معالجة البيانات ولماذا.
  • تجنب استخدامه بطريقة تضر بالموظفين.

يتوافق هذا مع المبادئ الثلاثة للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): الشرعية والإنصاف والشفافية.

الموافقة أمر أساسي لمراقبة القوانين في كندا أيضًا. يسمح قانون حماية المعلومات الشخصية والوثائق الإلكترونية بالمراقبة طالما أن الموظفين قد فهموا سياسة المراقبة تمامًا وأعطوا موافقتهم على تتبعها.

الامتثال: تتبع الأجهزة الشخصية مقابل الأجهزة الخاصة بالشركة

يتمتع أصحاب العمل عمومًا بحقوقهم في مراقبة جميع الأنشطة التي تتم على جهاز خاص بالشركة. إذا كنت تقوم بتوزيع هواتف العمل وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، فيمكن لشركتك تتبعها عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) أو عنوان IP.

يمتد هذا إلى الأجهزة الخاصة بالشركة التي تم إخراجها منها وفي ساعات خارج أوقات العمل، مثل عندما يكون الموظف في المنزل. إذا كنت تخطط لاستخدام هذا النوع من تتبع الموقع، فإن إصدار الأجهزة الخاصة للشركة يعد رهانًا آمنًا.

تتبع الأجهزة المملوكة للموظفين ليس بالأمر الواضح. مرة أخرى، يجب على صاحب العمل التفكير في بعض الأسئلة المهمة:

  • هل يتم استخدام الجهاز للعمل؟
  • هل يتم استخدام الجهاز خلال ساعات العمل؟
  • هل يتم استخدام الجهاز في أماكن العمل؟

إذا كانت إجابة السؤال الأول هي “لا”، فعليك إعادة النظر في استخدام هذا الجهاز لتتبع الموظف. حتى مع الموافقة، هناك مبرر ضئيل لصاحب العمل لتتبع هاتف شخصي أو كمبيوتر محمول لا يستخدمه الموظف في العمل.

إذا كانت شركتك تسمح باستخدام الأجهزة الشخصية في العمل، فسترغب في صياغة سياسة شركة إحضار جهازك الخاص.

إذا كان بإمكان الجهاز الوصول إلى خوادم الشركة والشبكات والبيانات والمستندات، فقد يكون من الضروري تثبيت نوع من برامج إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) أو تطبيق تتبع العمل الذي يسمح لموظفي تكنولوجيا المعلومات بمراقبة الجهاز عن بُعد، وإذا لزم الأمر، مسح الجهاز.

الامتثال: تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)في سيارات الشركة

يمكن لأصحاب العمل تتبع موقع أي مركبة تعود ملكيتها للشركة ويستخدمها الموظفون. كما هو الحال مع تتبع الهواتف وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالشركة، يمكن القيام بذلك دون موافقة ، ولكن يُنصح بالحصول على الموافقة على أي حال.

يعد تتبع المركبات بدون موافقة المالك أمرًا غير قانوني بشكل صريح في العديد من الولايات، بما في ذلك تكساس، وفيرجينيا، وكاليفورنيا وتينيسي. حتى خارج تلك الولايات، لن يُنصح أصحاب العمل بمراقبة المركبات الشخصية للموظفين دون موافقتهم باستخدام أي نوع من أجهزة تعقب نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، لأنهم قد يخالفون قوانين الخصوصية الأوسع نطاقًا.

هناك طريقة أخرى لتتبع موقع GPS وهي باستخدام تطبيق جوال من جهاز يُستخدم للعمل. يمكن للفرق المتنقلة ومندوبي المبيعات الميدانيين وشركات البناء، على سبيل المثال، مراقبة موقع الطاقم لضمان وجود أعضاء الفريق في مواقع العمل أو مواقع العملاء عندما يتتبعون الوقت.

يمكن لتطبيق ساعة التوقيت الجغرافي مثل Hubstaff بدء تشغيل المؤقت أو إيقاف تشغيله تلقائيًا عندما يدخل شخص ما إلى موقع عمل، أو يرسل تنبيهات لبدء أو إيقاف تتبع الوقت.

الامتثال: تتبع نظام تحديد المواقع العالمي للموظفين خارج ساعات العمل

من المحتمل ألا يتم تعقب الجهاز الشخصي والمستخدم في العمل على مدار الساعة، ولكن هذا سينتهي في النهاية إلى الحصول على موافقة من الموظف، بالإضافة إلى القوانين المحلية.

من المؤكد أن برنامج MDM لديه القدرة على الإبلاغ عن موقع الجهاز في أي وقت، ولكن العديد من البرامج تقدم أيضًا خيار تعطيل التتبع بعد انتهاء ساعات عمل الموظفين.

فرضت بعض الدول قيودًا على مثل هذا التتبع. كاليفورنيا، على سبيل المثال، تحظر على الموظف تتبع “أي شيء متحرك”.

في عام 2015، رفعت ميرنا أرياس، موظفة Intermex Wire Transfers، دعوى قضائية ضد صاحب عملها في كاليفورنيا بعد أن طُردت لتعطيلها تطبيق GPS على هاتف الشركة رغم أنها أوقفته بعد انتهاء عملها. تمت تسوية القضية خارج المحكمة، وبالتالي فإن السابقة القانونية لا تزال غامضة ومفتوحة للتفسير.

الامتثال: تتبع الموقع المحلي

قد لا يبدو تتبع الموظف المحلي مشكلة كبيرة في البداية. يعرف أرباب العمل ما إذا كان الموظف في العمل أم لا. لكن نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) هو مجرد طريقة واحدة لتتبع تحركات الموظفين.

كاميرات المراقبة، كانت موجودة منذ فترة طويلة كوسيلة لمراقبة الموظفين. يجب أن يكونوا على مرأى من الجميع، ويفضل أن يكون ذلك مع وجود إشارات مرئية تخبر الموظفين بأنهم مراقبون.

يوزع العديد من أصحاب العمل أجهزة Fitbits وأجهزة تتبع اللياقة البدنية المماثلة للترويج لمكان عمل أكثر صحة، ولكن هذه الأجهزة تتعقب أيضًا الحركة والموقع. كما أنهم يشاركون البيانات مع طرف ثالث على الأقل، وهو Fitbit ، مما قد يؤدي إلى مزيد من مشكلات الخصوصية.

في وقت سابق من هذا العام، ظهرت تقارير عن فوز أمازون ببراءات اختراع لأساور من شأنها تتبع تحركات موظفي المستودعات. تتواصل الأساور مع المعدات وتهتز إذا وضعت عنصرًا في المكان الخطأ.

إن بطاقات تعريف الترددات الراديوية (RFID) عبارة عن شرائح صغيرة يمكن إرفاقها بشخص أو ممتلكاته من أجل تعقبها. لقد حظرت ميزوري ونورث داكوتا وويسكنسن أصحاب العمل من مطالبة استخدام مثل هذه الأجهزة.

صياغة سياسة تتبع موقع الموظف

عند تقديم سياسة تتبع الموقع لموظفيك، تأكد من تغطية النقاط التالية:

  • لماذا يعتبر التتبع في المصلحة التجارية الأفضل للشركة والموظف – اشرح فوائد تتبع الموقع، مثل تقليل التكاليف من خلال تحسين المسار، وأتمتة تتبع الوقت ، والتأكد من حصول الموظفين على رواتبهم مقابل وقتهم بدقة.
  • طبيعة جهاز (أجهزة) التتبع – دع أعضاء الفريق يعرفون نوع أجهزة التتبع التي ستستخدمها لتتبع مواقعهم وشرح كيفية عمل هذه الأجهزة.
  • ما هي البيانات التي ستقوم بتتبعها وتخزينها – اذكر جميع الأنواع المختلفة من البيانات التي ستقوم بتتبعها وتخزينها.
  • كيف سيتم استخدام البيانات – كن واضحًا بشأن كيفية استخدامك للبيانات. طمئن فريقك بأنه لن يكون هناك استخدام غير مسؤول أو سيء لبياناتهم بأي شكل من الأشكال.
  • كيف سيتم تأمين البيانات – اجعل أعضاء الفريق يشعرون بتحسن تجاه مشاركة البيانات حول مواقعهم من خلال إخبارهم أنك ستفعل كل ما في وسعك للحفاظ على أمان البيانات.
  • من يمكنه الوصول إلى البيانات – اشرح من سيكون له حق الوصول إلى بياناته وطمأنه بأنه لن يقع في الأيدي الخطأ.
  • إذا ومتى سيتم إتلاف البيانات – ما هي المدة التي تخطط فيها للاحتفاظ بالبيانات؟ هل تخطط لتدميرها في النهاية؟ تأكد من تضمين هذه المعلومات في سياسة التتبع الخاصة بك.

كما هو الحال مع أي مجموعة من بيانات العمل، فإن تذكير فريقك بكيفية مساعدة الأعمال والموظفين على تسجيل تقدمهم هو أمر أساسي.

لا يوجد لدى معظم الولايات في الولايات المتحدة قوانين تمنع صراحة أصحاب العمل من تتبع موقع الموظف.

مع ذلك، فإن التواصل مع فريقك حول نوع التتبع الذي تستخدمه ولماذا تستخدمه يمكن أن يساعد في توضيح الأسئلة التي قد تكون لديهم.

أفضل الممارسات لتتبع الموظف عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

مثل أي شيء آخر، هناك طرق صحيحة وخاطئة لتتبع الموظف. كل عمل له نهج فريد خاص به اعتمادًا على عوامل مثل حجم الفريق والصناعة. فيما يلي بعض النصائح التي تم تجربتها واختبارها لإعدادك للنجاح:

  • كن واضحا مع نواياك

قبل أي شيء، اسأل نفسك: لماذا أرغب في تتبع فريقي؟

إذا كان الجواب هو أنك لا تثق بفريقك، فلا يجب أن تفكر في القيام بذلك. لا تنس: السبب وراء تتبع فريقك يحدد إلى حد كبير ما إذا كنت تعمل ضمن القانون أم لا.

يجب أن يكون لديك سبب معقول لقيامك بتتبع فريقك، سواء كان ذلك لزيادة دقة التقارير أو للحصول على معلومات حول أداء الفريق.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك كيف ستؤثر البيانات المتعقبة على ديناميكية الفريق بشكل عام. الهدف النهائي من تنفيذ تتبع الموظفين هو دفع التحسينات في عملك.

إذا كانت هناك فرصة طفيفة في أن تضر أكثر مما تنفع، فعليك التراجع وإعادة التفكير في نهجك.

  • احصل على موافقة فريقك

تعتبر الموافقة في صميم كل سياسة فعالة لتتبع الموظفين. حتى لو كانت الأسباب الكامنة وراء تتبع فريقك مقنعة، فلن تنجح أبدًا دون موافقة. بصفتك قائد الفريق، فمن واجبك التأكد من أن فريقك يفهم السياسة حتى أدق التفاصيل. لا تترك أي سؤال دون إجابة.

الخطوة الأولى هي الحصول على إذن فريقك بالتتبع. تختلف معرفة أنك ستتتبعهم عن إدراكك أثناء تتبعهم.

حتى بالنسبة للأجهزة الخاصة للشركة والمستخدمة في مقر الشركة، يجب أن يكون أعضاء فريقك على دراية كاملة بأنك تقوم بتتبعهم. هذا لا يقتصر فقط على تتبع الموقع؛ يُنصح بالموافقة أيضًا لمراقبة الاتصالات والملفات وسجل الويب والفحوصات الأمنية والبريد.

حتى إذا لم تكن ملزمًا قانونًا بالحصول على الموافقة، فإن القيام بذلك يحسن الشفافية والثقة.

بشكل عام، ستحتاج إلى تضمين شرط موافقة المراقبة في عقد العمل أو تزويد الموظفين بنموذج موافقة منفصل يمكنهم التوقيع عليه.

لاحظ أن الموافقة لا تعني دائمًا توقيع عقد أو نموذج. إذا كانت لديك كاميرات أمنية مثبتة في مكتبك، على سبيل المثال، فقد يكون من الكافي وجود بعض اللافتات الموضوعة جيدًا لإعلام الموظفين بأنهم تحت المراقبة. يجب أيضًا أن تكون الكاميرات في وضع العرض العادي وليست مخفية.

الموافقة مهمة بشكل خاص إذا كنت تخطط لتتبع موقع الموظف خلال ساعات خارج العمل. وبدرجة أقل، ستحتاج أيضًا إلى إخطار فريقك إذا كنت تخطط لتتبع مباني الشركة أو على الأجهزة الشخصية والتي يتم استخدامها للعمل.

تتبع مع  Where’s My Staff

بدون البرنامج المناسب، يمكن أن يكون تتبع موقع الموظف أصعب بكثير مما ينبغي. هذا هو السبب في أنه يجب عليك اختيار تطبيق لا يقدم الميزات التي تحتاجها فحسب، بل يعمل أيضًا بما يتماشى مع سياسة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لموظفك.

Where’s My Staff هو برنامج إدارة خدمة ميدانية يوفر إمكانات تتبع GPS مضمنة في تطبيق آمن وخفيف الوزن. كل ما يحتاجه فريقك هو تنزيل تطبيق  Where’s My Staffعلى هواتفهم الذكية.

سيمكنك ذلك من:

  • معرفة مكان أعضاء الفريق والطرق التي يسلكونها للوصول إلى موقع العمل.
  • أتمتة تتبع الوقت وإنشاء جداول زمنية دقيقة على الفور.

لن يتتبع Where’s My Staff نشاط فريقك وموقعه إلا إذا بدأوا التطبيق بأنفسهم، ويمكنهم بسهولة إيقاف التطبيق عن تتبعهم في أي وقت يريدون.

يمنح البرنامج الموظفين تحكمًا كاملاً في بياناتهم – يمكنهم تعديل إدخالات وقتهم وحذف بيانات مواقعهم دون الحاجة إلى موافقة المديرين أو المسؤولين.

ماذا بعد؟

بمجرد اكتمال سياسة تتبع الموظف، فإن الخطوة التالية هي البدء في تنفيذها. تعتبر حواجز الطرق مقبولة تمامًا طالما أنك تعمل مع فريقك لحلها.

غالبًا ما تكون الأسابيع القليلة الأولى – أو حتى الأشهر – هي الأصعب. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان العديد من أعضاء فريقك لم يسبق لهم تجربة التعقب من قبل.

المفتاح هو الحفاظ على الشفافية والصدق مع تجنب التوقعات غير الواقعية. إذا كان بإمكانك القيام بذلك، فستتبع النتائج الجيدة بشكل طبيعي.

أسئلة مكررة:

  • هل يمكنني تتبع الموظفين لدي؟

نعم، يمكنك تتبع موظفيك طالما أنهم وافقوا على ذلك. من الأفضل الحصول على كل من أشكال الموافقة الشفوية والمكتوبة، مسبوقة بمناقشة مستفيضة حول جميع النقاط الرئيسية في سياستك.

  • هل تشكل أجهزة GPS انتهاكًا لخصوصية الموظف؟

ذلك يعتمد على الاستخدام. إذا كنت تتعقب موظفيك دون علمهم وموافقتهم، فعندئذ نعم، فهذا يعد انتهاكًا للخصوصية. سيكون أفضل إجراء هو الحصول على موافقة فريقك والامتثال الصارم لسياسة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) التي وافقوا عليها.

  • هل يمكن للشركة استخدام جهاز تعقب ضدي؟

لا يُسمح للشركات باستخدام متعقب GPS إلا إذا وافقت على ذلك. تأكد من وجود سياسة تحدد بوضوح شروط وقيود التتبع قبل منح موافقتك.

  • هل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي محظور في دول معينة؟

لا، تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) غير محظور بأي حال من الأحوال. يصبح غير قانوني إذا فعلت ذلك لشخص ليس على علم به أو لم يعط موافقته على التعقب.

  • هل تمتلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالشركة نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)؟

لا يعد نظام تحديد المواقع العالمي المدمج ميزة شائعة في معظم أجهزة الكمبيوتر المحمولة، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنه لا يتماشى مع حالة الاستخدام المقصودة (أي في المكتب في معظم الأوقات).

ومع ذلك، من الجيد تمامًا أن تسأل الشركة عما إذا كان الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل مزودًا بنظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، وما الغرض منه ، ومتى يتم تشغيله.