fbpx
الخدمات الميدانية
Posted By Amal

كيفية أتمتة أعمال الخدمة الميدانية والموظفون الميدانيون الخاصة بك


كيفية أتمتة أعمال الخدمات الميدانية الخاصة بك والموظفون الميدانيون

يؤدي 73٪ من العمال أكثر من 50 مهمة متكررة كل أسبوع. لكنهم لا يحتاجون إلى ذلك بعد الآن بفضل التكنولوجيا  يمكن أتمتة الكثير من هذه المهام.

هذا ينطبق تمامًا على الخدمات الميدانية كما هو الحال بالنسبة للوظائف المكتبية التقليدية فيمكن لأتمتة الخدمة الميدانية:

إيقاف خسارة الأرباح.

التوسع بسهولة أكبر.

تقليل الخطأ البشري.

التعاون بشكل أكثر فعالية.

البقاء في المنافسة.

كيف تفعل كل ذلك؟ دعونا نتحدث عن ذلك.

حقق أهدافك بشكل أسرع مع تتبع الوقت والعمل

ما هي أتمتة الخدمة الميدانية؟

تعني أتمتة الخدمة الميدانية أن الشركات التي لديها فرق ميدانية يمكنها استخدام التكنولوجيا لمساعدة موظفيها على إنجاز المزيد من خلال التعامل مع المهام البسيطة والمتكررة باستخدام أداة تقنية تُمكن وكلاء الخدمة الميدانية من التركيز على العمل الأكثر أهمية.

على سبيل المثال، يمكن لشركة الخدمة الميدانية تحديد أفضل فني للوظيفة تلقائيًا، ومراجعة الجدول الزمني الخاص بهم، وتعيينهم للمشروع. يحدث ذلك على الفور تقريبًا.

فكر في الوقت الذي يستغرقه ذلك، هم بحاجة إلى:

مراجعة متطلبات الوظيفة.

مراجعة مهارات الفنيين لديهم.

البحث ضمن المستندات للعثور على وقت يتوفر فيه جميع الأشخاص المناسبين وإجراء تعديلات إذا لزم الأمر، مما يعني العودة إلى الخطوة 2.

إبلاغ المهمة الجديدة لجميع المعنيين.

تعمل أتمتة هذه العملية على توفير ساعات من الوقت والعمل للشركات.

للأتمتة الكثير من الاستخدامات الأخرى مثل:

التنبؤ بجداول الصيانة.

المتابعة مع العملاء الجدد.

تذكير العملاء الحاليين بأن الخدمة قد حان موعدها.

التعامل مع الجداول الزمنية والرواتب.

تتبع انتهاء صلاحية التصريح والترخيص.

تتبع البيانات الهامة التي تخبرك كيف يسير عملك.

عندما يقول شخص ما “أتمتة الخدمة الميدانية”، فقد يبدو أنك سترسل روبوتًا لتثبيت كبلات الإنترنت لشخص ما، ولكن هذا ليس ما نتحدث عنه. الهدف من الأتمتة هو الاهتمام بالمهام الطائشة التي تحتاج إلى إنجازها حتى يتمكن أفرادك من التركيز على الأشياء الأكثر أهمية.

فوائد أتمتة الخدمة الميدانية

السبب الأكثر وضوحًا للأتمتة هو مقدار الوقت والطاقة اللذين ستوفرهما. يمكن لأتمتة الخدمة الميدانية أن تحدث فرقًا إيجابيًا كبيرًا في عملك.

لن يكون هناك خسارة أرباح بعد اليوم

يمكن أن تؤدي التسريبات الصغيرة إلى إغراق السفن الكبيرة، ويمكن أن يؤدي خسارة الأرباح الضئيلة إلى زيادة المشكلات الكبيرة إذا لم تجدها وتصلحها.

هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها لأعمال الخدمة الميدانية أن تتسبب في خسارة الأرباح. بعضها واضح، والبعض الآخر يمكن أن يستمر لأشهر أو سنوات قبل أن تلاحظ.

قد تخسر المال بسبب:

الأخطاء الكتابية، سوء إدارة العملاء، إضاعة الوقت في المهام المتكررة، ضعف التواصل بين الفرق والإدارات، وأخطاء في سجل الدوام أو سرقة الوقت. لحسن الحظ، يمكنك إصلاح كل هذه التسريبات ببعض الأتمتة الأساسية. إليك الطريقة:

أخطاء كتابية

الأخطاء الكتابية قليلة الحدوث لمعظم الشركات. لكن يمكن أن تظل باهظة الثمن عند حدوثها.

الناس يخطئون. قد تكون الجداول غير صحيحة، ربما يتم نسخ تفاصيل الوظيفة بشكل غير صحيح، وحتى الخطأ المطبعي في جهة اتصال العميل أو معلومات الفوترة يمكن أن يكلفك ذلك.

قد تكون بعض هذه الأخطاء الصغيرة باهظة الثمن، قد يؤدي إدخال المعلومات بشكل غير صحيح في برنامج الفوترة الخاص بك أنك تقوم بفوترة مبلغ خاطئ أو إرسال فواتير إلى الشخص الخطأ. قد تحصل على رواتب متأخرة أو حتى فواتير أخرى لم تكن في الحسبان. عندما تقوم بأتمتة بعض أعمالك الإدارية، فإنك تقلل من أخطار الخطأ البشري.

لا تعني الأتمتة أنك لن ترتكب أي خطأ مرة أخرى، ولكنها تعني أنك ستتعامل مع عدد أقل من الأخطاء الإملائية والمعلومات التي تم تبديلها وغيرها من الأخطاء البسيطة.

سوء إدارة العملاء

خدمة العملاء صعبة لشركات الخدمة الميدانية.

أنت بحاجة إلى أن يكون الفنيون لديك ماهرين في وظائفهم، لكنهم أيضًا يمثلون جهة اتصالك الرئيسية مع العملاء. أنت تعتمد بشدة على فريقك الميداني للتعامل مع معظم أعمال خدمة العملاء.

لكن من الذي يتابع مع العملاء؟

التسويق هو المسؤول عن جذب عملاء جدد. المبيعات هي المسؤولة عن تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء. وكلاؤك مسؤولون عن تجربة عملاء رائعة، وربما تكون مسؤولاً عن أي شكاوى أو تصعيد.

شخص ما يحتاج إلى التعامل مع الحفاظ على العملاء، إذا تجاهلت العملاء بعد انتهاء العمل، فمن المرجح ألا يعودوا.

قد تؤدي المتابعة الضعيفة أيضًا إلى الإضرار بسمعتك لأن العملاء غير الراضين عن عملك قد لا يخبروك بذلك. لا تحصل على فرصة لإصلاحها وهم يخبرون العالم أنك مقدم خدمة سيء.

لا يجب أن تكون أتمتة متابعتك أمرًا معقدًا. حتى إذا أرسلت للتو استطلاعًا تلقائيًا حول مدى الرضا بمعلومات الاتصال الخاصة بك بعد أيام قليلة من اكتمال الوظيفة، فستعمل على تحسين فرصة الاحتفاظ بالعميل.

إضاعة الوقت بالمهام المتكررة

فكر في كل تلك المهام التي يتعين عليك القيام بها للحفاظ على استمرار عملك.

ملء الجداول الزمنية، إرسال ومتابعة الفواتير، إنشاء تقارير المصاريف، النشر على صفحات وسائل الإعلام والتواصل.

الفرز من خلال رسائل البريد الإلكتروني، تنظيم الجدول الزمني لفريقك، تتبع الأعمال، دفع الفواتير والقائمة تطول.

يمكن أتمتة كل ذلك، إما جزئيًا أو كليًا، والكثير من هذه الأتمتة مجانية.

على سبيل المثال، يمكن لخدمة البريد الإلكتروني أن تفرز الرسائل الإلكترونية تلقائيًا في مجلدات بحيث تقضي وقتًا أقل في البحث في الأشياء التي لا تحتاجها للعثور على الأشياء التي تريدها.

إذا كنت تفعل كل شيء يدويًا، فأنت تهدر المال. من الأرخص والأسهل أتمتة المهام البسيطة بحيث يمكنك استثمار وقتك بحكمة.

تواصل ضعيف

إذا سبق لك أن لعبت لعبة على الهاتف، فأنت تعلم مدى سرعة فقدان المعلومات عندما تنتقل من شخص لآخر.

قد يظهر وكلاءك الميدانيون غير مستعدين عندما يحصلون على تفاصيل من قسم الحجز بدلاً من العميل مباشرةً. يمكن أن تحل الأتمتة هذه المشكلة من خلال مشاركة طلب العميل مع كل من يحتاج إلى رؤيته.

تشكل محدودية المعلومات مشكلة أيضًا، تحدث عندما يعرف بعض الأشخاص فقط أشياء معينة ولا تتم مشاركة المعلومات بحرية.

مثلاً: عندما يعرف المكتب تفاصيل العقد، ولكن لا يعرفه الفنيون الميدانيون، فهذا يعني بداية مشكلة. إذا دفع أحد العملاء مقابل خدمة إضافية ولم يعرف الفني ذلك، فمن المحتمل أن تتلقى شكوى.

من ناحية أخرى، إذا قلت إن شيئًا ما تم تضمينه ولم يتم تضمينه في الواقع، فستجد صعوبة في إعداد الفواتير له لاحقًا.

يمكن لشركات الخدمة الميدانية مكافحة ذلك باستخدام الأدوات التي تقوم تلقائيًا بتقديم المعلومات ومشاركتها مع أي شخص يحتاج إليها.

أخطاء الجدول الزمني وسرقة الوقت

الأخطاء في الجداول الزمنية يمكن أن تسبب القليل من الخسارة في الربح التي يمكن أن تتضاعف لاحقاً إلى عدد كبير بمرور الوقت. سرقة الوقت مشكلة أكبر. فإذا كان لديك موظف أو موظفان يضيفان ساعات إضافية إلى جداول مواعيدهم كل أسبوع، فستدفع آلاف الدولارات مقابل عمل لم يحدث أبدًا.

فكر في هذا:

لنفترض أنك شركة صغيرة يعمل بها 10 موظفين. من بين هؤلاء الموظفين العشرة، عادة ما يضيف المرء بعض الوقت الإضافي إلى جدوله الزمني. في المتوسط ​​، يزيد وقته بمقدار 30 دقيقة في اليوم. هذا حوالي ساعتين ونصف كل أسبوع.

يبذل التسعة الآخرون قصارى جهدهم لتقدير ساعات عملهم بدقة. قد يضيفون 15 أو 20 دقيقة إضافية في الأسبوع في المتوسط ​​لمجرد أنهم لا يتذكرون أوقات البدء والانتهاء بالضبط.

في أسبوع واحد، تدفع مقابل متوسط ​​5 ساعات من العمل الذي لم يحدث. هذا ليس عددًا كبيرًا، لكنه يصبح فاتورة مع الوقت. إذا كان متوسط ​​معدل راتبك هو 20 دولارًا لكل ساعة، فهذا يعني أنك تدفع 5200 دولار سنويًا فقط بسبب عدم دقة الجدول الزمني الصغير. بالنسبة للفرق الكبيرة أو المتخصصين الذين يتقاضون رواتب أعلى، فإن هذا الأمر يزداد.

تعمل أتمتة تتبع وقتك على إصلاح كل من هاتين المشكلتين والحفاظ على كشوف المرتبات عادلة لك ولفريقك. يمكن أن يكونوا واثقين من أنهم سيتقاضون رواتبهم مقابل كل دقيقة يعملون فيها، ويمكنك أن تشعر بالأمان لأنك لا تدفع آلاف الدولارات مقابل عمل لم يتم إنجازه.

التوسع بسهولة أكبر

الأتمتة تساعدك على النمو.

هذا منطقي، أليس كذلك؟ عندما يكون لديك أدوات تتولى بعض الأعمال نيابة عنك، فإن الأمر يشبه وجود موظف إضافي بتكلفة أقل بكثير. كل شخص لديه المزيد من الوقت للتركيز على العمل المنتج الذي يساعد عملك على النمو.

يمكنك مساعدة المزيد من العملاء من خلال خدمة أفضل والقليل من الموظفين.

هناك متسع من الوقت لاتباع استراتيجيات تسويقية وزيادة العمالة. إذا كنت ترغب في تحسين تواجدك عبر الإنترنت، أو حضور المزيد من الأحداث التجارية، أو حتى بدء بث بودكاست، فيمكنك القيام بذلك.

عندما تبدأ مشاريع جديدة، قم بأتمتة بعض هذا العمل أيضًا. ليس هناك فائدة من تفويض المهام الشاقة إلى أداة ثم استبدالها بمهام شاقة مختلفة.

البقاء في المنافسة

الكثير من شركات الخدمات الميدانية تعتمد الأتمتة. لا يزال آخرون يستخدمون أساليب القلم والورق ويقومون بمهام متكررة يدويًا. يمكن أن تمنحك الأتمتة ميزة على هؤلاء المنافسين وتساعدك على التنافس مع أولئك الذين يستخدمون الأتمتة بالفعل.

يتيح لفريقك الاهتمام باحتياجات عملائك بشكل أفضل. من بين أشياء أخرى، يمكن أن تساعدك الأتمتة في التأكد من:

وصول الموظفين إلى موقع العمل في الوقت المحدد.

القدرة على حل المشاكل الطارئة بسرعة.

حصول العميل على فاتورة بالمبلغ الصحيح في كل مرة.

كيف يمكنك استخدام أتمتة الخدمة الميدانية؟

كل هذا يبدو رائعًا، لكن كيف تفعل ذلك بالفعل؟

من السهل أتمتة بعض وظائف عملك. قد تحتاج إلى استثمار القليل من الوقت لإعداد الأتمتة، ولكن هذا ليس بالأمر الصعب.

لا توجد أداة واحدة تقوم بكل شيء، لذا ابدأ بالمهام التي تجدها أكثر إزعاجًا للقيام بها يدويًا.

هذه بعض الاقتراحات:

القيام بجدولة الوظائف الذكية

إذا لم تجد أداة جدولة عمل رائعة حتى الآن، فهذا هو المكان المثالي لبدء البحث في خيارات الأتمتة. لا يريد العملاء انتظار الخدمة. عندما يطلبون المساعدة، يتوقعون منك أن تصل إلى هناك بسرعة.

يستغرق الحصول على وكيل للعميل الكثير من العمل. أنت بحاجة إلى معرفة من هو المتاح، ومكان وجودهم، وما إذا كان لديهم المهارات المناسبة للوظيفة أم لا. من الصعب معرفة ذلك يدويًا.

بدلاً من الاتصال لمعرفة من هو متاح، يمكنك استخدام برنامج جدولة تلقائي لمنح الوظائف المناسبة للأشخاص المناسبين.

تقوم أدوات أتمتة الجدولة بأمرين رئيسيين:تساعدك على إنشاء جداول العمل مع الرسوم البيانية والتوصيات المرئية حول التحولات أو الوظائف،

تعيين المهام للفنيين المناسبين بناءً على المعايير التي تحددها.

يمكن لبعض الأدوات أيضًا تحسين المسارات لتقليل وقت السفر ومساعدتك في إنجاز الوظائف بشكل أسرع.

تتيح لك أدوات أتمتة الجدول الزمني الجيد إعادة تحسين جدولك في الوقت الفعلي، وإخطار فريقك وعملائك بأي تغييرات.

تم تصميم أدوات مثل FieldEZ ​​وSkedulo خصيصًا لشركات الخدمات الميدانية.

تقديم الصيانة التنبؤية

إذا كان عملك في الانشاءات، فيجب أن يكون لديك خطة جيدة للصيانة المستمرة.

لا تنتظر حتى يتصل بك أحد العملاء لإجراء الإصلاحات. الصيانة مهمة. يقدر العملاء الاهتمام والخدمة، ولديك المزيد من الفرص لكسب المزيد من العملاء. الصيانة التنبؤية تشبه إلى حد كبير وجود جدول صيانة وقائية منتظم، لكنها أكثر ذكاءً.

يساعد استخدام الصيانة التنبؤية في تقليل العدد الإجمالي للحوادث وتكاليف الصيانة الإجمالية. كما يسمح لك بتجنب الأعطال غير المخطط لها وزيادة عمر المعدات.

هذه أداة قيّمة حقًا مع نمو عملك، لكن الاستثمار المسبق قد يكون مكلفًا للشركات التي لا تزال في مرحلة بدء التشغيل. قم بإجراء المزيد من البحث إذا كان هذا يبدو وكأنه شيء من شأنه أن يضيف الكثير من القيمة إلى عملك.

نماذج الملء التلقائي

تقضي التكنولوجيا الخاصة بك الكثير من الوقت في ملء النماذج. ربما لا يكون هذا هو الجزء المفضل لديهم من الوظيفة.

يعد ملء النماذج يدويًا مضيعة للوقت. بالإضافة إلى ذلك، كلما زادت المعلومات التي تطلبها، زاد احتمال ارتكابهم لخطأ.

نظرًا لأن الكثير من المعلومات متكررة، قم بأتمتة ذلك. يمكنك ملء النماذج تلقائيًا بمعلومات من قاعدة البيانات الخاصة بك.

مع وجود معظم المعلومات بالفعل، يحتاج الفنيون لديك فقط إلى إضافة التفاصيل.

إذا كانت نماذج عملك مستندة إلى الويب، فيمكنك العثور على ملحقات المستعرض والوظائف الإضافية التي ستخزن معلوماتك بشكل آمن وتعبئ النماذج تلقائيًا. إذا كنت تتعامل مع النماذج في أداة برمجية، فاتصل بقسم المبيعات للحصول على نصائح حول كيفية إعداد أداة الملء التلقائي.

توفير تحديثات الطلب لحظة بلحظة

يكره العملاء عندما لا تتواصل معهم. عندما تكون المعلومات الوحيدة التي بحوزتهم هي “سيكون هناك شخص ما بين الساعة 9 صباحًا و7 مساءً”، فعليهم إعادة تنظيم يومهم بالكامل لموعد مدته 30 دقيقة.

في الوقت نفسه، تحتاج إلى وكلاءك الميدانيين للتركيز على الوظيفة التي أمامهم. ليس لديهم الوقت لتسجيل الوصول مع جميع العملاء الموجودين في قائمة الانتظار.

أتمتة تحديثات الحالة الخاصة بك

هل سبق لك استخدام متعقب توصيل البيتزا؟ هذا مفهوم مشابه. ستخبر تحديثات الحالة التلقائية عملاءك بالمدة التي يمكنهم توقع انتظارها للزيارة وستنبههم في حالة ظهور أشياء، مثل:

سيتأخر الفني عن الموعد – في بعض الأحيان، لا يستطيع الفني تجنب التأخر عن الموعد (على سبيل المثال، بسبب ازدحام المرور). في هذه الحالات، يمكنك استخدام حل التشغيل التلقائي لإعلام عميلك بالتأخير في أسرع وقت ممكن.

تحتاج إلى إعادة جدولة أمر العمل – إذا كنت بحاجة إلى إعادة جدولة أمر عمل لأي سبب من الأسباب، يمكن أن يساعدك حل التشغيل التلقائي في إخطار العميل تلقائيًا وتزويده بتاريخ ووقت جديدين للموعد.

عادةً ما تكون هذه الأتمتة جزءًا من برنامج إدارة العملاء الخاص بك. ابحث عن نظام إدارة العملاء المصمم خصيصًا للخدمات الميدانية.

أتمتة كشوف المرتبات

إذا كنت تدفع لكل ساعة، فهذا يعني أنك تتعامل مع الجداول الزمنية.

تجعل الحلول مثل Where’s My Staff من السهل تتبع الوقت والموقع، وتبسيط كشوف المرتبات الخاصة بك. يستخدم الموظفون المتعقب لتسجيل ساعات عملهم أثناء عملهم. يؤدي ذلك تلقائيًا إلى ملء الجداول الزمنية الخاصة بهم والتي يمكنك الموافقة عليها والدفع بنقرة واحدة. تعمل أتمتة كشوف المرتبات أيضًا على تسهيل التعامل مع أشياء مثل العمل الإضافي والإجازات.

تعتبر أتمتة كشوف المرتبات فعالة من حيث التكلفة، حتى إذا كنت تريد استخدام حل يعتمد على نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) يمكنك التحقق من ذلك مجانًا لمدة أسبوعين مع نسخة تجريبية مجانية من Where’s My Staff

ما الذي تبحث عنه في حل أتمتة الخدمة الميدانية؟

عادةً ما يعني تقديم بعض الأتمتة لأعمال الخدمة الميدانية شراء بعض الأدوات الجديدة. ليس من الضروري أن تكون باهظة الثمن أو معقدة حتى يكون لها تأثير كبير على عملك. نظرًا لوجود العديد من الخيارات، لن نقدم لك قائمة بالبرامج فقط. يمكننا تسمية مئة تطبيق وما زلت لا ترى ما تحتاجه لتحقيق أهدافك.

بدلاً من ذلك، سنرشدك خلال كيفية تقييم الأداة بنفسك.

أبدأ هنا:

هل يحتوي على كل الميزات التي تحتاجها؟

هذا واضح.

عند اختيار حل أتمتة الخدمة الميدانية، امنح الأولوية لتلك التي تحتوي على معظم الميزات التي تحتاجها في مكان واحد.

كن حذرًا بشأن تحديد الميزات التي تحتاجها تمامًا وأيها من الجيد امتلاكها. يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى إنفاق أكثر مما تريد على الأجراس والصفارات التي لا تحدث فرقًا كبيرًا في عملك.

ربما لن يكون هناك حل واحد يحتوي على كل ما تريد. لا يوجد نظام أساسي واحد للتشغيل الآلي للخدمة الميدانية يقوم بكل ما قد تحتاجه.

لا بأس في الجمع بين عدة أدوات جيدة للحصول على جميع الوظائف التي تريدها. يمكنك أيضًا البدء بأتمتة بسيطة والنمو من هناك.

إليك بعض الأشياء التي قد ترغب في البحث عنها:

الجدولة:

إذا كنت تريد أتمتة الجداول، فابحث عن حل يسمح لك بتخطيط الورديات وتعيين الوظائف بسهولة. تأكد من أنه يمكنك تحديد أي معايير تحتاجها لتعيينات الوظائف التلقائية. من الجيد أن تكون قادرًا على رؤية أعباء العمل.

تتبع الوقت:

اختر حلاً يمكن أن يساعدك في تتبع كيفية قضاء الموظفين لساعات عملهم. ابحث عن أداة تسهل تعديل الوقت، ولكنها تسمح لك أيضًا بقفل الوقت حتى لا يتمكن الموظفون من العودة وإجراء التغييرات عندما تكون قد دفعت لهم بالفعل مقابل هذا العمل. يجب أن تنشئ أداة تتبع الوقت جداول زمنية تلقائيًا، ويجب أن تكون جميع البيانات مرئية لك ولموظفك.

تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS):

تدعم معظم حلول الأتمتة الميدانية تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) يمكن أن يساعدك هذا في تتبع الحضور والتأكد من أن العاملين الميدانيين في الموقع المناسب للوظيفة. يمكنك أيضًا استخدام تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لتتبع طرق العمل وتحسينها.

الفواتير:

 إنشاء الفواتير يدويًا يعد مضيعة للوقت. ابحث عن حل يمكن أن يساعدك في إنشاء وإرسال الفواتير تلقائيًا بناءً على معلومات مثل ساعات العمل والنفقات المتعلقة بهذا المشروع. حتى إذا لم تحاسب العميل على نفقاتك مباشرة، فمن المهم أن تتمكن من رؤية هذه المعلومات حتى تتمكن من تتبع الأرباح.

إدارة كشوف المرتبات:

يجب أن تكون قادرًا على تحديد أسعار مختلفة لكل ساعة لأعضاء الفريق والاختيار بين المدفوعات الأسبوعية أو الشهرية. ابحث عن شيء يتكامل مع معالجات الدفع أو لديه القدرة على تشغيل إيداع مباشر بحيث يكون لديك طرق متعددة للدفع لفريقك.

إعداد التقارير:

يجب أن تحتوي أي أداة أتمتة تختارها على ميزات إعداد تقارير رائعة. أصبحت البيانات أكثر قيمة من أي وقت مضى. تأكد من أنه يمكنك بسهولة إنشاء التقارير وإجراء بعض التحليلات الأساسية قبل الالتزام بأداة.

ماذا يقول العملاء عنك؟

من أفضل الطرق للحكم على حل الأتمتة قراءة ما يقوله العملاء.

عند قراءة المراجعات، تأكد من قراءة التعليقات من جميع التصنيفات النجمية. تعتبر المراجعات ذات الخمس نجوم رائعة، لكنها على الأرجح لن تخبرك عن التحديات التي واجهها الآخرون. تتمثل إحدى الإستراتيجيات الجيدة في إلقاء نظرة على التقييمات من فئة 3 نجوم لأنها من المحتمل أن تسرد الجيد والسيئ.

العدد الإجمالي للمراجعات مهم أيضًا.

إذا كان المنتج يحتوي فقط على عدد قليل من المراجعات، فمن المحتمل أنه لا يحتوي على قاعدة كبيرة من المستخدمين. أحيانًا لا بأس بذلك. قد يعني ذلك أنك ستواجه صعوبة في الحصول على الدعم ولن تتلقى تحديثات متكررة، على الرغم من ذلك.

ضع في اعتبارك أن جميع الشركات لديها على الأقل عدد قليل من المراجعات السلبية – لا يمكنك إرضاء الجميع. لا تدع بعض المراجعات السيئة تمنعك من اختيار حل مثالي لاحتياجاتك.

هل يمكنك الحصول على الدعم عندما تحتاجه؟

أيًا كان الحل الذي تختاره، تأكد من أنه يمكنك الحصول على الدعم. يجب أن يكون هناك دائمًا شخص ما لمساعدتك عندما تواجهك مشكلة. يمكنك الحكم على دعم الشركة أثناء فترة تجريبية مجانية من خلال طلب المساعدة في الإعداد. يستجيب الدعم الجيد بسرعة، ويجيب على الأسئلة بوضوح، ويقدم موارد لمساعدتك على طول الطريق.

تحقق من وثائق الدعم لمنتجك أيضًا. هل يمكنك البحث عن طريق الموضوع والعثور على البرامج التعليمية؟ عندما تقرأ هذه المقالات، هل يسهل متابعتها؟

يغفل معظم الناس هذه الخطوة. لا تفكر في دعم العملاء حتى يحدث خطأ ما. ولكن عندما تحتاج إلى مساعدة على الفور، فهذا وقت سيئ لمعرفة أن الشركة التي اخترتها لديها خدمة عملاء سيئة.

الخطوات التالية

حان الوقت لتطبيق ما تعلمته!

إليك ما عليك فعله الآن:

حدد احتياجات الأتمتة الخاصة بك

تتضمن الخطوة الأولى لبدء التشغيل الآلي معرفة احتياجات الأتمتة الخاصة بك.

اكتب ثلاث إلى خمس نقاط تواجهك أكثر من غيرها يمكن أن تحلها الأتمتة.

هل عملية الجدولة الخاصة بك غير فعالة أم محبطة؟ هل تعتقد أنك تقلل من استخدام الفنيين لديك؟ هل يتعين عليك التعامل مع المشكلات التي تسببها أخطاء إدخال البيانات في كثير من الأحيان؟

اكتب كل هذا واستخدمه عند مقارنة الحلول. لاحظ أنه من غير المحتمل أن تجد حلاً واحداً قادرًا على حل جميع مشاكلك. عندما يتعلق الأمر بحلول الأتمتة، فإن العثور على حل يمكنه حل 80٪ من مشكلاتك يعد أكثر من كافٍ.

اختر حل الأتمتة

خذ قائمة المشكلات التي أنشأتها واستخدمها عند مراجعة الحلول المختلفة.

ركز على أولئك الذين لديهم معظم الميزات التي تحتاجها، ومراجعات العملاء الرائعة، والكثير من خيارات الدعم.

تنفيذ أتمتة الخدمة الميدانية

لقد وجدت الحل الأمثل لأتمتة الخدمة الميدانية لعملك. رائعة!

الخطوة الأخيرة هي التنفيذ والبدء في استخدامه. إليك كيفية القيام بذلك:

الحصول على موافقة الموظف – الأتمتة لا قيمة لها إذا لم يستخدم فريقك الأداة. اشرح ما تفعله وسبب أهميته. ركز على مقدار الوقت والجهد الذي ستوفره.

توفير التدريب – استضف جلسة تدريبية شخصيًا أو عبر الفيديو. قدم للموظفين الوثائق التي يمكنهم الرجوع إليها إذا لم يكونوا متأكدين من كيفية القيام بشيء ما.

تنفيذ عملية نشر مرحلي – من الأفضل تنفيذ الأتمتة على مراحل. ابدأ بأتمتة جزء واحد من عملك. يعد تتبع الوقت وكشوف المرتبات مكانًا رائعًا للبدء لأنه بسيط وفعال من حيث التكلفة وله تأثير إيجابي كبير على الفريق بأكمله.