fbpx
Uncategorized
Posted By Amal

خمسة إيجابيات لتطبيق يساعدك على تتبع ساعات عمل الموظفين في بيئات العمل المختلفة


أدى الوباء والحجر والتقدم التكنولوجي إلى تغيير طبيعة وشكل نظام العمل وخَلق نظام عمل هجين. فأثارت هذه التغيّرات الكثير من الأسئلة والاستفسارات حول كيفية مواكبة نظام العمل هذا.

منذ أن ضرب الوباء بشدة في الربع الثاني من عام 2020، تحولت طرق العمل واختلفت عن السابق وأصبح العمل عن بعد روتينًا يوميًا لكثير من الموظفين حول العالم.

تُظهر دراسات الاتحاد الأوروبي أنه قبل الوباء لم يكن أكثر من 15٪ من جميع الأعمال تُنجز عن بُعد في دول الاتحاد الأوروبي. ومع الإغلاق الأول، بدأ 40٪ من القوى العاملة العمل من المنزل.

اليوم، أصبح من “الطبيعي الجديد” إدارة التوظيف والعمل عن بعد بشكل تام. لكنها ليست الطريقة الوحيدة الموجودة – فهناك أيضًا مناهج تقليدية موجودة ونماذج تربط بين الأسلوبين.

ما هو نموذج العمل الهجين؟

نموذج العمل الهجين – كما يوحي الاسم – هو مزيج من نهج العمل التقليدي والعمل عن بعد (أون لاين).

فعلى الرغم من أنه كان نادر الاستخدام قبل كورونا، إلا أن استخدامه أصبح أكثر انتشارًا بعد كوفيد١٩.

في الوقت الحالي، لا يوجد تعريف واضح للعمل الهجين، لا من وجهة النظر القانونية ولا من وجهة النظر التجارية. لكن تظهر الممارسات أن هناك ثلاثة نماذج أساسية للعمل الهجين:

العمل عن بعد أولاً: حيث يمكن للفريق الاجتماع في المكتب حسب الرغبة، ولكن معظم العمل يتم من المنزل.

المكتب أولاً: في هذا النموذج يمكن للموظف العمل عن بعد من وقت لآخر. يُذكر أحيانًا أن هناك أيام عمل إلزامية مع إمكانية العمل عن بُعد في أيام أخرى. العمل القائم على المكتب هو الجوهر والعمل عن بعد هو ميزة وليس الأساس.

النموذج الثالث يجمع بين كلا النهجين بطريقة متوازنة، دون سيطرة أي من العمل القائم عن بعد أو المكتب.

ماهي فوائد العمل عن بعد؟

في حين أنه يمثل تحديًا لكل من الموظفين وأصحاب العمل على حد سواء، إلا أنه العمل عن بعد جلب فوائد وميزات غير متوقعة للشركات التي تبنت هذا الأسلوب ومنها:

توازن أفضل بين العمل والحياة

العمل عن بعد يعني توفير الوقت الذي يقضيه الموظف في المواصلات. قبل كورونا كان يقضي الموظف على الأقل 30 دقيقة للذهاب إلى العمل ومثلها عند العودة.

الحصول على ساعة إضافية في اليوم هو ميزة لا يجب إغفالها، سواء لتناول عشاء طويل مع العائلة، قضاء بعض الوقت للهوايات، ممارسة الرياضة أو النوم لفترة أطول.

إنتاجية أفضل

وجود توازن أفضل بين العمل والحياة ومزيد من الوقت للنوم، يجعل المرء أكثر إنتاجية. وجدت دراسة ستانفورد أنه في مجموعة 16000 موظف، ارتفعت الإنتاجية بنسبة 13٪ مع انخفاض معدلات الاستنزاف بنسبة 50٪.

في حين أن النتيجة كانت مفاجئة بعض الشيء، إلا أن الأسباب الكامنة وراء النتائج لم تكن مفاجئة على الإطلاق. في منازلهم، كان لدى الموظفين عوامل تشتيت أقل، وبيئات أكثر هدوءً، وقلل من التوتر بشكل كبير.

أكثر مرونة

عندما يكون الموظف في المكتب، يكون بعيدا عن جميع الواجبات التي يجب القيام بها. بينما العمل من المنزل يجعل من السهل القيام بجميع المهمات والجمع بينها وبين الحياة الأسرية.

فهناك وقت إضافي يتم توفيره من وقت زحمة المواصلات. حيث أًصبح القيام بتسوق سريع أثناء استراحة الغداء أمراً شائعاً، وعادةً لا يمثل ذلك مشكلة للموظف على الإطلاق.

وإذا احتاج الشخص إلى التركيز، فمن الممكن أن يستغل وقت ما في الليل أو ساعات الصباح الباكر لحل كل تلك الأمور العالقة والقيام بالمهمات الطارئة.

توفير الوقت والمال

بالنسبة للموظف، هناك طرق متعددة لتوفير المال في العمل عن بُعد. يشمل ذلك التنقل، إما عن طريق وسائل النقل العام (التذاكر!) أو السيارة (البنزين!). يمكن للمرء أن يقلل من تناول الطعام في المطعم وتناول العشاء في المنزل – والذي يمكن أن يكون أرخص بكثير من تناوله في الخارج.

توفير الموارد والمستهلكات

الشيء نفسه ينطبق على الشركة، عندما يكون المكتب فارغًا، توفر الشركة الصيانة والفواتير. تميل الشركات التي أصبحت تعتمد على العمل عن بعد إلى اتخاذ قرار بتقليص حجم مكاتبها – اتخذ 47٪ قرارًا بتقليل المساحة المملوكة أو المستخدمة.

كل هذا ممكن عندما يتم العمل عن بعد بطريقة مناسبة، لكن “الطريقة الصحيحة” لا تتم بدون تحضير.

في الواقع، هناك عدة جوانب لبناء قوة عاملة ضمن نموذجين في الشركة، وتتبع الوقت أحد الجوانب الرئيسية.

لماذا تحتاج إلى تطبيق تتبع ساعات العمل في نماذج العمل عن بعد؟

بُنيت بيئة العمل التقليدية على افتراض مسبق ربما يكون غير دقيق وهو أنه إذا كان الشخص في المكتب فهو يعمل، وفي الواقع لم يكن هذا صحيحا تماما.

في عام 2016، قبل فترات طويلة من انتشار العمل عن بُعد، وخلق الواقع الذي فرضه الوباء علينا، أجرى VoucherCloud بحثًا عن الوقت اليومي في المكتب الذي تم قضاؤه بالفعل في العمل.

وفقًا للبحث، لم يكن متوسط ​​الوقت الذي تم قضاؤه في العمل الحقيقي أكثر من ساعتين و23 دقيقة، مع ما لا يقل عن ساعة من قراءة الأخبار على الإنترنت وأكثر من 44 دقيقة في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي.

في حين أنه من المستحيل أن يكون الموظف شديد التركيز والإنتاجية الكاملة خلال ثماني ساعات متتالية، فإن افتراض أن أحد الموظفين في المكتب يعمل بجد هو أمر غير مبرر، لا سيما عند مقارنة الموظف الذي يعمل عن بُعد.

يعد تطبيق تتبع ساعات العمل طريقة رائعة لتحقيق الشفافية والإنصاف لجميع الموظفين، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون من المنزل أو المكتب.

ساعات عمل واضحة

يوفر تطبيق تتبع ساعات العمل لكل من صاحب العمل والموظف المعلومات المتعلقة بوقت العمل. وبالتالي، فمن غير المحتمل وجود أي اختلافات أو شكوك على كلا الجانبين، خاصة إذا كان المرء يعمل بطريقة أكثر مرونة.

على سبيل المثال، إذا كان الموظف قد أخذ استراحة لاصطحاب الطفل من المدرسة أو للتمرين، فيمكن له/ـها وضع علامة عليها في التطبيق والتأكد لاحقًا من الوفاء بالعقد من خلال العمل لاحقًا.

يمكن فعل الشيء نفسه لإثبات أن المغادرة مبكرًا لها ما يبررها تمامًا بسبب العمل لساعات مبكرة في الصباح، إما لتوفير الوقت أو لتجنب الإلهاء. أو بسبب الراحة.

فحوصات أداء شفافة

العمل لساعات طويلة لا يعني زيادة الإنتاجية. من ناحية أخرى، إنها أسهل طريقة “لتبدو مشغولاً” وبناء واجهة للعمل الجاد.

يعد تتبع الوقت طريقة سهلة للتخفيف من أخطار سوء المعاملة من كلا الجانبين، سواء من صاحب العمل أو الموظف.

 إذا تم تعقب الوقت فلن يكون هناك عمل إضافي غير مدفوع الأجر.

من جانب آخر، إذا أبلغ الموظف عن ساعات طويلة من العمل الشاق دون أي آثار مرئية، فقد يكون الأمر مشبوهًا أيضًا، بغض النظر عما إذا كان الشخص يعمل في المكتب أو من المنزل.

تتبع الحضور والتواجد

مع الفريق الجوال، من الصعب تتبع الحضور. في بيئة العمل التقليدية، يكون المرء إما في المكتب أو لا، دون وجود وقت محددة للتواصل وعدم وجود كامل العمل في المكتب.

يقدم تطبيق تتبع ساعات العمل معلومات حول ما إذا كان الشخص يعمل أم لا وما إذا كان من الممكن له أو لها الرد بسرعة على استفسار.

تقليل الأعمال الورقية ومتاعب الدفع

يعد تسجيل الوقت التزامًا قانونيًا في كثير من الدول والاتحاد الأوروبي، إما لتسهيل عملية تسجيل الرواتب أو لحماية حقوق الموظفين.

يعد تطبيق تتبع ساعات العمل طريقة مثالية لأتمتة إعداد تقارير الوقت وتقليل المتاعب المتعلقة بتتبع الوقت.

وفقًا لتقرير Calamari، تقضي الشركة المتوسطة ما يصل إلى 10 دقائق يوميًا للأنشطة المتعلقة بتتبع الوقت، بما في ذلك الحاجة إلى الإشراف على الأوراق أو إزالة الأخطاء أو الإبلاغ عن التغييرات.

يذكر التقرير أنه بدون استخدام أدوات الأتمتة، فإن تكاليف هذه الدقائق العشر في اليوم ستصل إلى 4.5 دولار لكل موظف شهريًا. كلما زاد عدد الأشخاص في المنظمة، زاد إهدار الأموال في الأعمال الورقية والمتاعب المملة.

أداء البيانات والتحليلات أفضل

تعتبر البيانات الطريق الذي يصل إلى أساليب جديدة لتحسين الأعمال وبناء مهام سير عمل جديدة.  ويعد الحصول على جدول زمني أكثر تفصيلاً حول ما تم العمل عليه والمهام التي تم إكمالها طريقة رائعة لجمع البيانات المتعلقة بإنتاجية الموظف وطرق تحسين حياتهم.

مثال رائع على ذلك يأتي من أيسلندا، حيث قيل إن أسبوع العمل لمدة 4 أيام حقق نجاحًا باهرًا. من خلال القدرة على جمع البيانات وقياس المخرجات، تمكنت الشركات والمؤسسات العامة على حد سواء من معرفة ما إذا كانت هناك أي مشكلات في الإنتاجية أو جوانب سلبية لتقليل ساعات العمل – وقد أظهرت البيانات الأولية ذلك.

يمكن استخدام هذا النوع من البيانات بطرق متعددة، بدءًا من إدارة الوقت الأكثر ذكاءً إلى إيجاد الوقت الأمثل للاجتماعات أو حظر وقت عدم الانقطاع على مستوى الشركة.

إدارة الوقت كانت أسهل

 إذا كان الموظف لا يراقب وقته، فمن السهل أن يقع ضحية لسوء تقدير وقت المهام المطلوب تسليمها بشكل صحيح وتراكم العمل. يمكن للمرء أن يعتقد أن جميع واجباته “لا تستغرق وقتًا”.

يعد تطبيق تتبع ساعات العمل في الشركة طريقة رائعة لجعل الموظفين أكثر وعيًا بأنفسهم وانفتاحًا على طرق تحسين إنتاجيتهم الشخصية. قياس الوقت هو الخطوة الأولى لإدارته.

المرونة على كل المستويات

 تعني أنظمة العمل المتنوعة، المرونة على كل المستويات. عند اتباع أسلوب أكثر راحة ومرونة في إدارة الوقت اليومية لموظف معين، يمكن للموظف تطبيق إجراءات أو حيل جديدة كانت متاحة للمدراء فقط. وتشمل هذه:

مزامنة الروتين اليومي مع التواتر الزمني: يظهر البحث الذي نشرته NCBI أن هناك فرقًا كبيرًا في وقت ذروة الأداء اعتمادًا على النمط الزمني الشخصي للشخص. إن تبديل الروتين اليومي ليكون أكثر التزامًا بالنمط الزمني يمكن أن يعزز الأداء بشكل كبير ويزيد من جودة الحياة؛

قيلولة قصيرة المدى: الاسترخاء من وقت لآخر لأخذ قيلولة قصيرة يمكن أن يكون منعشًا مثل فنجان من القهوة المركزة.

 تظهر أبحاث ناسا أن الطيارين الذين قرروا النوم في قمرة القيادة لمدة 26 دقيقة يظهرون ما يصل إلى 54٪ من اليقظة والأداء.

العمل العميق: هناك عوامل تشتت يسهل قطعها، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو قراءة الأخبار عبر الإنترنت. لكن من المستحيل تقليل بعضها، مثل إشعارات العمل أو رسائل البريد الإلكتروني للعملاء. قد يكون الدخول إلى حالة العمل العميق في المكتب أمرًا مزعجًا، إن لم يكن مستحيلًا، مع جميع الأشخاص المحيطين به، ورسائل البريد الإلكتروني ، والمكالمات الهاتفية ، والاجتماعات. للاستفادة من التركيز على المهمة والدخول إلى وضع “العمل العميق”، حيث يمكن للشخص أن يخصص بعض الوقت في المساء أو بعد العمل أو في الصباح الباكر، والذهاب إلى المكتب لبضع ساعات فقط – وهو أمر مستحيل تحقيقه بدون وجود تطبيق لضبط الوقت.

هذه مجرد أمثلة بسيطة لكيفية إدارة روتين العمل بطريقة أكثر فاعلية – كل ذلك بسبب المرونة التي يوفرها تتبع الوقت والحضور.

الخلاصة:

يعد تتبع دوام الموظفين، والمرونة في العمل، وجهين لعملة واحدة. إنها خطوة حاسمة لبناء التفاهم المتبادل وتجنب التوترات التي تنشأ بين الموظف وأرباب العمل إذا لم تكن هناك شفافية كافية.

إذا كنت ترغب في التحدث أكثر عن الطرق التي يمكن لبرنامج تتبع دوام العمل Where’s My Staff من خلاله تحسين أداء شركتك وكيف يمكن أن يعزز أداء الفريق والمؤسسة، فلا تتردد في الاتصال بنا الآن!