يعد الاحتفاظ بسجلات الوقت في جداول البيانات عبر الإنترنت اختيارًا طبيعيًا لشركة لم تقم بذلك من قبل.
كما يعتبر تتبع وقت العمل جزءًا مهمًا من مختلف الأعمال المتعددة في الشركات. فهو أساسي لإصدار الفواتير، ومراقبة الإنتاجية بالإضافة إلى تقديم معرفة ذات أهمية كبيرة. وإيجاد أداة مناسبة وجيدة لتحقيق هذا الغرض هو تحدٍّ بحد ذاته.
برنامج ضبد دوام الحضور والانصراف هو جزء من برنامج مصمم فقط لتتبع وتقديم التقارير المتعلقة بوقت العمل. ويمكن أن يكون إما مستندًا إلى السحابة أو مثبتًا على الجهاز أو يتم تسليمه بكلا الشكلين.
من وجهة نظر أصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة، فإن جداول البيانات هي الخيار الأكثر منطقية لقضاء أعمالهم اليومية رغم وجود العديد من العيوب فيها والتي لا يمكن التغاضي عنها.
لكن! دعونا نلقي نظرة على إيجابيات جداول البيانات أولاً.
مزايا استخدام جداول البيانات لتتبع الوقت
تعد جداول البيانات عبر الإنترنت ثورة صامتة في عالم الأعمال، حيث توفر عددًا لا يحصى من الأتمتة اليومية. يمكن استخدام جدول بيانات متين لإدارة الشركة بأكملها، بينما يتم استخدام جداول بيانات أبسط للتحكم في عمليات عد الأموال، إدارة الموارد، أو تحليل البيانات وتصورها. وبالتالي، فليس من المستغرب أن يكون لاستخدام جدول البيانات لتتبع وقت العمل بعض المزايا المهمة.
- ذكاء الأعمال
يقدم جدول البيانات، سواء أكان Excel أو Google Sheets، قدرًا كبيرًا من التحليلات ووظائف ذكاء الأعمال. وهذا هو الأساس الذي صُممت من أجله هذه الأدوات.
عندما تكون لديك المهارة اللازمة والإرادة الكافية، يمكن للمرء أتمتة مهام متعددة تتعلق بحساب الوقت، تسجيل العمل الإضافي، الفواتير، والمهام الأخرى المرتبطة عادةً بكشوف المرتبات.
- تعزيز الإنتاجية
عادةً ما يكون استخدام جدول البيانات لتتبع الوقت هو الاختيار الأفضل لأي شركة تحتاج أو ترغب في تنفيذ أي نوع من أنواع مراقبة الدوام أو نظام تتبع الإنتاجية. وبالتالي، فمن المعقول أن نفترض أنه قبل تتبع ساعات عمل الموظف في Excel لم يكن هناك مثل هذا النظام، وتم تنفيذ جميع الأعمال بطريقة قائمة على الثقة.
تطبيق هذا النظام هو الخطوة الأولى نحو قياس وتعزيز إنتاجية كل موظف. وبالتالي، يمكن خلق دفعة غير متوقعة في الإنتاجية الإجمالية.
- تعزيز المساءلة
من جانب آخر، من خلال عمل جدول زمني في Excel وتنفيذه في الشركة، يكون من الأسهل بكثير تتبع من كان يعمل في مشروع معين وإلى متى. بصرف النظر عن جعل الفواتير أسهل، يقدم هذا الحل معلومات أكثر تفصيلاً حول الفعالية والأداء. إنها الخطوة الأولى في اكتشاف تسرب الإنتاجية أو سوء توزيع المهام.
- نظرة شاملة
من الآمن أن نقول إن معظم العمليات التجارية إما تتم أو يتم تتبعها في أنواع مختلفة من جداول البيانات. وبالتالي، يمكن للمرء إثراء بيانات تتبع وقت الموظف بأي معلومات أخرى يراها مناسبة.
أيضًا، يعني تتبع الوقت بهذه الطريقة قابلية عالية لنقل البيانات وإمكانية اتخاذ الإجراءات، لن تكون هناك مشكلة في إخراجها إلى جدول البيانات.
- سهولة الاستعمال
أخيرًا وليس آخرًا، كل موظف اليوم تقريبًا على دراية ببرنامج Excel أو جداول بيانات Google أو أنواع أخرى من جداول البيانات. لذلك فهي ليست أداة جديدة للتعلم، ويعد استخدام جدول بيانات أمراً غير معقد لدى معظم المستخدمين.
كل هذه المزايا مثيرة للاهتمام وذات مغزى إلى حد ما. لكنها تأتي مع العديد من العيوب التي يحتاج المرء أن يتذكرها.
ماهي سلبيات استخدام جداول البيانات لتتبع الوقت؟
مما لا شك فيه أن جميع الفوائد المذكورة أعلاه مثيرة للاهتمام ويمكن أن تكون بمثابة دعم قوي لشركة من أي نوع. لكن جداول البيانات، باعتبارها أداة قوية، إلا أنها غير مصممة لتتبع الوقت. على الرغم من كونها أداة رائعة لتقديم تقارير حول الوقت المتعقب، إلا أنها تأتي مع العديد من العيوب التي يحتاج المرء أن يكون على معرفة بها.
- استهلاك الوقت
ربما يكون أسوأ عيب في تتبع وقت جدول البيانات هو حقيقة أنه يستهلك وقتًا وجهدًا أكثر مما يبدو للوهلة الأولى. يحتاج المرء إلى أن يتذكر بدء الساعة، وحساب الوقت، وإدخال البيانات في جدول البيانات، وتقديم التعليقات التوضيحية عليه.
في الواقع، يعد جمع البيانات بهذه الطريقة مملاً للغاية لدرجة أن الموظفين يميلون إلى تجنبه وتحديث الجدول الزمني بعد ذلك، من الذاكرة، وهذا بالتالي يذهب الغاية المرجوة منه تماماً.
- تضخم حجم البيانات
يتمثل التحدي الآخر في جدول البيانات في إغراء إنشاء مخزن شامل لذكاء الأعمال الخاص بالشركة. إنها فكرة جيدة بشكل عام، ولكن مع نمو الشركة، يزداد تعقيد جدول البيانات وحجمه بشكل هائل.
كما أن مقدار الأخطاء المخفية داخل جدول البيانات آخذ في الازدياد، مما يؤدي أحيانًا إلى إنشاء آلة تعمل ببطء وتستهلك المزيد من الوقت
- عرضة للخطأ
يوفر جدول البيانات أتمتة في العديد من المجالات. لكن يجب إنجاز الجزء الأكثر أهمية في النظام يدويًا، وبالتالي فهو عرضة للخطأ البشري. يكون نظام تتبع الوقت جيد بقدر درجة الدقة.
يوفر الجدول الزمني لبرنامج Excel أدوات قليلة أو معدومة لأتمتة العملية برمتها، وفي الواقع لا يقدم أي مزايا حقيقية عن نظام القلم والورق القديم. في النهاية، يحتاج الموظف إلى نقل البيانات يدويًا.
- غير مرن
يعد جدول البيانات أداة رائعة، ولكنه ليس أداة شاملة، وتتبع وقت الموظف بالتأكيد ليس الهدف الذي تم تصميمه من أجله. من ناحية أخرى، على الرغم من ذلك، من الممكن تعديل متتبع وقت العمل في Excel ليكون أكثر ملاءمة لخدمة الغرض من تتبع الوقت، إلا أنه يتطلب قدرًا كبيرًا من المعرفة والمهارات في استخدام جدول البيانات.
في النهاية، عند تطبيق بعض التعديلات الأكثر تعقيدًا على جدول البيانات لتحويله إلى نظام تتبع الوقت، هناك الكثير من الجهد لتقديم أداة لا تزال غير مناسبة للمهمة.
أيضًا، لا يعد Excel أو Google Sheets أكثر من جدول بيانات – لذلك يجب تسليم أي امتثال لقوانين العمل المحلية أو لوائح حماية البيانات داخليًا.
- إشعارات غير دقيقة
على الرغم من حقيقة أن برنامج Excel ممتاز في تقديم التقارير وذكاء الأعمال، إلا أنه يعتمد على جودة البيانات التي تم جمعها. مع عدم كفاية مجموعة الأدوات لجمع البيانات، يتم إعاقة الأداء أو النظام الفرعي لإعداد التقارير.
يوفر الحل المصمم لتتبع الوقت أتمتة متعددة وأدوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها مثل الاشعارات الآلية ببدء وإيقاف الساعة، نقل البيانات الآلي، أو إخطار المدير ببعض الاضطرابات في نمط العمل. يمكن لمستخدمي تطبيق تتبع الوقت تشغيل ساعتهم من تطبيق الهاتف أو تطبيق الويب لضمان جمع البيانات بطريقة مريحة.
ختاماً، يعد جدول البيانات أداة متعددة الاستخدامات وقابلة للتكيف، يمكن استخدامها لعدد لا يحصى من الأغراض. ولكي نكون صادقين – يمكن استخدامه لتتبع الوقت والحضور. لكنه ليس جيد مثل أدوات تتبع الجدول الزمني عبر الإنترنت المصممة لخدمة هذا الغرض المحدد.
يمكن أن تكون أداة ممتازة للموظف المستقل المشغول، الذي لديه الدافع لتتبع وقته والتأكد من الهدف الذي يجب تحقيقه. ولكن عند استخدامه من قبل أكثر من مجموعة، يمكن أن يوفر الحل عملاً إضافيًا أكثر من المزايا.
عند استخدام البرنامج الخاص لتتبع الوقت، فإن مقدار المشكلات التي يتم حلها عن طريق البرنامج يعد حافزًا كبيرًا للشركة.
